المركز الجغرافي الملكي الأردني

مديريةالشؤون الادارية والمالية

أهم واجباتها :

1- القيام بالإجراءات الإدارية المتعلقة بموظفي المركز الجغرافي من تعيين وترفيع وزيادات سنوية وإجازات وبعثات وإجراءات الإنفكاك عن العمل ، وفتح السجلات الخاصة بالموظفين ..الخ .
2- إعداد جدول تشكيلات المركز الجغرافي ومتابعة تنفيذها مع الجهات ذات العلاقة .
3- وضع الخطوط العريضة لمشروع موازنة المركز الجغرافي السنوية بالتنسيق مع المديريات ذات العلاقة .
4- تنفيذ ما يرد في موازنة المركز الجغرافي وفق القوانين ولأنظمة والتعليمات الناظمة .
5- إعداد التقارير المالية التي تبين الوضع المالي في المركز .
6- تحصيل الأموال والمطالبات المستحقة للمركز الجغرافي من كافة مصادرها ، والقيام بأمور حسابات الصندوق
7- صرف المستحقات الىمالية المترتبة على المركز الجغرافي بعد اكتمال كامل المراحل من تنظيم وتدقيق وفق القوانين والأنظمة والتعليمات السارية ، وكذلك القيام بإجراءات صرف مستحقات الموظفين من رواتب وغيرها .
8- تأمين المركز الجغرافي بما يحتاجه من مواد ولوازم وأجهزة وفق القوانين والأنظمة التعليمات السارية وبما يتوافق مع المخصصات المالية المتوفرة .
9- المحافظة على ديمومة تأمين المخزون اللازم من المواد والأجهزة لإدامة العملية الإنتاجية
10- تنظيم مستودعات المركز وحماية موجوداتها .

1-قسم المستودعات :
يقوم قسم المستودعات بالمهام التالية:
1. تحديد الاحتياجات من اللوازم والمواد بالتنسيق مع الأقسام وتنظيم طلبات الشراء للمواد الغير متوفرة أو التي تحتاجها الأقسام مع الأخذ في الاعتبار مدة الشراء والتوريد .
2. متابعة تنفيذ توريد اللوازم المتعاقد عليها أو التي طلبت .
3. متابعة المواد و اللوازم الفائضة عن الحاجة لدى الدوائر الحكومية المختلفة التي يحتاجها المركز الجغرافي الملكي الأردني بالتنسيق مع دائرة اللوازم العامة
4 . استلام اللوازم الموردة للمركز (كأمانة ) لحين الاستلام الفعلي من قبل لجنة الاستلام أو بعد معاينتها من فبل المعنيين ، ثم يقوم أمين المستودع المعني بالتأكد من اللوازم والمواد ومطابقتها بطلبات الشراء وضبوط الاستلام .
5. عمل إدخالات للوازم وتسجيلها في السجلات ( سجلات اللوازم ) حسب الأصول .
6. ثم يقوم أمين المستودع بوضع اللوازم في المواقع المخصصة لها وتوزيعها على الرفوف بحيث يسهل الرجوع لها عند الطلب والحاجة .
7. تزويد الجهات المعنية بنسخ من ( ضبط الاستلام ، سندات الإدخال ،الفواتير ، طلب المشتري ) مع الاحتفاظ بنسخ منها في قسم المستودعات .
8. التقيد بتعليمات المستودعات السلامة العامة والمحافظة على نظافة المستودعات .
9. ديمومة متابعة الأرصدة وتنظيم طلبات شراء بالمواد التي وصل رصيدها الحد الأدنى .
10. التنسيب للإدارة بخصوص المواد الراكدة الفائضة عن الحاجة او الغير صالحة .
11. المشاركة في اللجان الخاصة بأعمال المستودعات(لجان الاستلام والإتلاف والأعمال ذات العلاقة ).
12. عمل جرد للعهدة الشخصية سنويا واتخاذ الإجراءات اللأزمة بخصوص ملاحظات وتوصيات لجان الجرد .
13. استلام البريد الوارد إلى قسم المستودعات وإجراء اللازم .
14. التنسيق مع الصيانة والأقسام الأخرى لإصلاح اللوازم
15. تتولى المستودعات استخدام الدفاتر والسجلات والنماذج المعتمدة من دائرة اللوازم والتقيد بالتعليمات الصادرة بخصوصها .
16. متابعة اعمال لجنة الضبط والاستلام وأية أعمال يكلف بها قسم المستودعات من قبل الإدارة .

2-قسم المشتريات :
يقوم قسم المشتريات بتأمين وتوفير مستلزمات العمل من مواد وسلع وخدمات مختلفة وذلك بتطبيق نظام اللوازم العامة رقم (32)لسنة93 والتعليمات الصادرة بموجبه .
اهداف قسم المشتريات:
أ‌- ضمان الحصول على الجودة المناسبة عند الشراء .
ب‌- توفير المواد والسلع والخدمات لضمان سير العمل .
ت‌- توفير ما يحتاجه المركز باقل كلفة.

مهام وواجبات قسم المشتريات:
1. التحقق من الحاجة الفعلية للشراء .
2.التحقق من مواصفات المواد والخدمات المطلوبة .
3.التحقق من وجود مخصص مالي لعملية الشراء لدى القسم المالي .
4.البحث عن افضل المصادر وجلب عروض اسعار متعددة للمشتريات التي تتم بطريقة مباشرة وحسب نظام اللوازم العامة المشاره اليه اعلاه .
5.اصدار طلبات الشراء وتعبئة نموذج طلب مشتري محلي لتنفيذ العملية الشرائية المباشرة باعتباره امر شراء .
6.اعداد قرارات الاحالة للمشتريات التي تتم عن طريق طرح عطاء او استدراج عروض حسب النظام المشار اليه اعلاه .
7.اعداد سلفة الادارة وسلفة الحركة وكالتالي:
أ‌-سلفة الادارة / يتم فيها الانفاق على احتياجات الادارة المستعجلة وبصورة نقدية
ب‌-سلفة الحركة / يتم فيها الانفاق على نفقات صيانة السيارات وبصورة نقدية .
8. متابعة عمليات الشراء التي تتم عن طريق دائرة اللوازم العامة وحسب النظام المشار اليه سابقاً وذلك بمخاطبتهم رسميا

مهام الموظفين :
رئيس قسم المشتريات
1.الاشراف على اعمال القسم .
2.متابعة اعمال القسم .
3.التنسيق مع المعنيين بالعملية الشرائية .
4.تدوير وتوزيع مهام القسم بين الموظفين .
5.تقييم اداء الموظفين .
6.اعداد سلفة الادارة .

امين لوازم 1

1.طلب عروض اسعار .
2.اعداد طلبات المشتري المحلي .
3.اعداد قرارات الاحالة .
4.مخاطبة ومتابعة الشراء الذي يتم عن طريق دائرة اللوازم
5.اعداد سلفة الحركة .

امين لوازم 2

1.طلب عروض اسعار .
2.اعداد طلب المشترى المحلي لتنفيذ الشراء المباشر.
3.اعداد قرارات الاحالة .
4.مخاطبة ومتابعة الشراء الذي يتم عن طريق دائرة اللوازم العامة .


3- قسم شؤون الموظفين:

يقوم قسم الشؤون بالمهام التالية:
1- حسن تطبيق التشريعات.
2-اختيار افضل الكفاءات البشرية المتوفرة.
3-تطوير وتحديث تعليمات وصف وتصنيف الوظائف وفق المتغيرات.
4- التخطيط للموارد البشرية من خلال وضع خطط الاحتياجات من الوظائف والكوادر البشرية.
5- تقديم المقترحات للإدارة العليا من اجل تحسين بيئة العمل وتقوية الانتماء الوظيفي.
6- إعداد مشروع جدول تشكيلات الوظائف لعام 2015 وتعبئة نماذج تخيطط الموارد البشرية.
7- متابعة تقييم أداء الموظفين من خلال :
– توزيع سجلات الأداء والتفتيش عليها وتقديم الارشادات حولها.
– توزيع نماذج التقارير السنوية ومتابعتها.
8- مراقبةدوام الموظفين.واصدار تقرير بأرصدة إجازات الموظفين.
9-التجهيز للترفيعات الوجوبية والجوازية للموظفين.
10- اجراء الزيادات السنوية للموظفين.
11-الانفكاك (تقاعد،استقالة،إجازات بدون راتب،نقل، إعارة،انتداب).
12- الإجازات المرضية واللجان الطبية.
13- تحديث بيانات وإدامة البطاقة الالكترونية.
14- تحديث بطاقات الوصف الوظيفي.
15- الحفظ في الملفات وآدامة السجلات.
16- إعداد البيانات اللازمة للمكافآت.
17- تحديد العلاوات الإضافية للموظفين.

4-القسم المالي:


مهام القسم المالي:
1- إعداد وصرف رواتب الموظفين وتسجيلها على دفاتر مخصصة لهذه الغاية .
2- صرف المستحقات المالية المترتبة على المركز من نفقات تشغيلية (كهرباء ، محروقات ،ماء ،هاتف) وغيرها من النفقات المترتبة على إدامة العملية الإنتاجية .
3- التحضير لإعداد مشروع موازنة المركز الجغرافي بشقيها الجارية والرأسمالية للأعوام (2014 -2016) وبالتنسيق مع المديريات المختلفة .
4- قبض الإيرادات العامة النقدية وتوريدها حسب الأصول إلى الخزينة العامة .
5- إعداد المطالبات المالية المتحققة للمركز ومتابعة تحصيلها وتوريدها حسب الأصول .
6- القبض والصرف على المشاريع المختلفة للمركز.
7- تحضير قوائم بأسماء الموظفين من اجل صرف مستحقات بدل التنقلات وعلاوة النقل ومتابعة مدى استحقاقهم لها
8- تجهيز قوائم بأسماء مستحقي المكافآت السنوية .
9- إعداد الخلاصة والحسابات الختامية وتزويدها لوزارة المالية في نهاية كل شهر.
10- إعداد المواقف والحوالات المالية وتزويدها لدائرة الموازنة العامة في نهاية كل شهر.
11- إعداد كشوفات ضريبة الدخل الخاصة بالموظفين لغايات استردادها .
12- صرف وتحويل أمانات الاقتطاعات الخاصة بالموظفين.
13- متابعة الكفالات المالية بأنواعها والإفراج عنها حسب الأصول.
14- متابعة الأمور المالية للمركز للمركز الإقليمي من حيث قبض الإيرادات.
15- تزويد المدير العام و المسؤولين بتقارير شهرية أو حسب الطلب.
16- متابعة الضمان الاجتماعي المتعلق بموظفي المركز وتسديد اشتراكاتهم الشهرية.