الشؤون الادارية والمالية

قسم الموارد البشرية :

تحليل الوظائف (وصف وتصنيف الوظائف وتحديد المهام والواجبات والمسؤوليات) من خلال :-

  1.   اعداد خطة الموارد البشرية.
  2.  وضع خطط الاحتياجات من الوظائف والكوادر البشرية .
  3.  اعداد مشروع جدول تشكيلات الوظائف وتعبئة نماذج تخطيط الموارد البشرية.
  4. تحديد النقص والحاجة للزيادة من الوظائف ودراسة القوائم للعاملين واحتياجاتهم الوظيفية.

الاستقطاب والتعيين من خلال:

  1.  الاعلان لملئ الشواغر الوظيفية.
  2.  اختيار افضل الكفاءات البشرية المتوفرة.
  3.  اجراءات التعيين.

التدريب من خلال:

  1.  تحديد الاحتياجات التدريبية وتنسيبات رؤساء الاقسام بنماذج تقييم الاداء.
  2.  تقييم البرامج التدريبية واعداد خطة التدريب واعتمادها ومتابعتها وتقيمها لنقل المعرفة.

المسار الوظيفي من خلال:

  1.  تجهيز الترفيعات الوجوبية والجوازية للموظفين.
  2.  اجراء الزيادة السنوي للموظفين.
  3.  الانفكاك ) تقاعد ، استقالة ، اجازة من دون راتب ، نقل ، اعارة ، انتداب (
  4.  تحديد العلاوات الفنية للموظفين.
  5.  خطط الاحلال والتعاقب الوظيفي ومصفوفة الصلاحيات.
  6. الاشراف على توجية الموظفين الجدد واطلاعة على الانظمة والتعليمات الخاصة بالمركز.
  7. الاشراف على عملية ادارة وتفييم الاداء الوظيفي للموظفين.
  8. المساهمة في اعداد موازنة المركز السنوية وفقة لاحتياجاتة من موارد بشرية واحتياجات تدريبية.

أمور اخرى ذات علاقة بالقسم:

  1. مراقبة دوام الموظفين واصدار الارصدة السنوية للموظفين.
  2. تحديث البيانات وادامة البطاقة الالكترونية وبرنامج .HRMIS
  3.  اعداد البيانات اللازمة للمكافئات.
  4. إجراء الحوافز والعقوبات التأديبية.
  5. تقديم الاستشارة والنصح في مجالات ادارة الموارد البشرية لمختلف الوحدات.

 

القسم المالي :

• إعداد وصرف رواتب الموظفين وتسجيلها على دفاتر مخصصة للغرض.
• صرف المستحقات المالية التمهيدية من نفقات الطباعة (كهرباء ، محروقات ، ماء ، هاتف)
• التحضير لإعداد مشروع موازنة المركز بشقيها الجاري والرأسمالي وبالتنسيق مع المديريات المختلفة.
• قبض الإيرادات العامة وتوريدها حسب الأصول إلى الخزينة العامة واغلاقها.
• إعداد المشمول المالية المتحققة للمركز ومتابعة تحصيلها وتوريدها حسب الأصول.
• القبض والصرف على المشاريع المختلفة للمركز.
• إعداد الخلاصة والحسابات وخطتها وتزويدها بالحسابات المالية في نهاية كل شهر.
• متابعة الكفالات من (حسن تنفيذ وصيانة) بأنواعها والإفراج عنها حسب الأصول.
• أعداد الحوالات المالية شهريا.

قسم المستودعات:
  •    تحديد الاحتياجات من اللوازم والمواد بالتنسيق مع الأقسام وتنظيم طلبات الشراء للمواد غير المتوفرة أو التي تحتاجها الأقسام مع الأخذ بعين الاعتبار مدة الشراء والتوريد .
  •    متابعة تنفيذ توريد اللوازم المتعاقد عليها أو التي طلبت .
  •    متابعة المواد و اللوازم الفائضة عن الحاجة لدى الدوائر الحكومية المختلفة التي يحتاجها المركز الجغرافي الملكي الأردني بالتنسيق مع دائرة المشتريات الحكومية.
  •    استلام اللوازم الموردة للمركز (كأمانة ) لحين الاستلام الفعلي من قبل لجنة الاستلام أو بعد معاينتها من قبل المعنيين ، ثم يقوم أمين المستودع المعني بالتأكد من اللوازم والمواد ومطابقتها بطلبات الشراء وضبوط الاستلام. 
  •    عمل إدخالات للوازم وأرشفتها في السجلات ( سجلات اللوازم ) حسب الأصول ووضعها في المواقع المخصصة. 
  •    تزويد الجهات المعنية بنسخ من(ضبط الاستلام، سندات ادخال،الفواتير)مع الاحتفاظ بنسخ في قسم المستودعات
  •    ديمومة و متابعة الأرصدة وتنظيم طلبات شراء بالمواد التي وصل رصيدها الحد الأدنى والتنسيب للإدارة بخصوص المواد الراكدة الفائضة عن الحاجة او الغير صالحة.
  •    المشاركة في اللجان الخاصة بأعمال المستودعات(لجان الاستلام والإتلاف و الجرد وغيرها ).
  •    عمل جرد للعهدة الشخصية سنويا واتخاذ الإجراءات اللازمة بخصوص ملاحظات وتوصيات لجان الجرد والتقيد بتعليمات السلامة العامة والمحافظة على نظافة المستودعات
  •    تتولى المستودعات استخدام الدفاتر والسجلات والنماذج المعتمدة من دائرة المشتريات الحكومية  بالتعليمات الصادرة بخصوصها .
  • تتولى المستودعات استخدام برامج المخزون الحكومي الإلكتروني  المعتمد من دائرة المشتريات الحكومية.
قسم المشتريات:
  • التحقق من الحاجة الفعلية للشراء ومواصفات المواد والخدمات المطلوبة.
  • التحقق من وجود مخصص مالي لعملية الشراء لدى القسم المالي .
  • البحث عن أفضل المصادر وجلب عروض أسعار متعددة للمشتريات التي تتم بطريقة مباشرة وحسب نظام اللوازم العامة.
  • إصدار طلبات الشراء وتعبئة نموذج طلب مشتري محلي لتنفيذ العملية الشرائية المباشرة باعتباره أمر شراء.
  • إعداد قرارات الإحالة للمشتريات التي تتم عن طريق طرح عطاء أو استدراج عروض حسب النظام.
  • إعداد سلفة الإدارة وسلفة الحركة وكالتالي:
  1. سلفة الإدارة / يتم فيها الإنفاق على احتياجات الإدارة المستعجلة وبصورة نقدية.
  2. سلفة الحركة / يتم فيها الإنفاق على نفقات صيانة السيارات وبصورة نقدية .
  • متابعة عمليات الشراء التي تتم عن طريق دائرة اللوازم العامة وبمخاطبتهم رسميا.