المستشار للشؤون الفنية
المهام التي يقوم بها المستشار للشؤون الفنية
• المشاركة في تخطيط العمليات وتنظيمها ورسم السياسات العامة للمركز الجغرافي الملكي
• المشاركة في اللجان الفنية والإدارية المتخصصة التي يحددها المدير المباشر.
• تمثيل الإدارة العليا في الاجتماعات مع الهيئات والإدارات المحلية والأجنبية
• إبداء الرأي والمشورة الفنية حول الاتفاقيات التي تبرمها مع الهيئات والمؤسسات الدولية.
• المشاركة في إعداد المذكرات والتقارير والدراسات
وحدة الرقابة الداخلية
قسم الرقابة المالية:
- إجازة مستندات الصرف وتدقيقها بأنواعها على مدار العام .
- التدقيق والرقابة على الإجراءات والبيانات والتقارير المالية على اختلاف انواعها والتأكد من مدى انسجامها مع التشريعات.
- جولة رقابية مالية لمجموعة من الأقسام على وجه الخصوص أقسام (المالي/المشتريات/مكتب مبيعات خدمة الجمهور) وأية أقسام أخرى حسب مقتضى الحال واعداد تقرير بذلك.
- إعداد تقارير رقابية مالية تتضمن التقارير دراسات ومقارنات وتحليلات رقابية لمجموعة من المتغيرات والعناصر المدقق والمراقب عليها، بالإضافة إلى اقتراح الحلول والتوصيات المناسبة وتقديمها للإدارة.
- تدقيق كشف المطالبات المالية المترتبة على الوزارات والدوائر الرسمية والقطاع الخاص ووضع التوصيات من اجل زيادة عملية التحصيل .
- التاكد من توفير وتقديم الكفالات المطلوبة من الموظفين ومطابقتها بالسجلات الخاصة بها .
قسم الرقابة الإدارية:
- التدقيق على قرارات الإحالة والعطاءات على مدار العام.
- التدقيق والرقابة على القرارات والإجراءات والبيانات والتقارير الإدارية والتأكد من مدى انسجامها مع التشريعات.
- جولة رقابية إدارية لمجموعة من الأقسام على وجه الخصوص أقسام (موارد بشرية/الديوان/التدريب/الترجمة والبحوث والمكتبة)وأية أقسام أخرى حسب مقتضى الحال وإعداد تقرير بذلك.
- التدقيق على قسم الحركة وعمل تعديل المركبات الشهري للوقود .
قسم الرقابة الفنية:
- التدقيق والرقابة على المشاريع الداخلية والخارجية للمركز والاطلاع على المعوقات والصعوبات الفنية إن وجدت والتوصية بحلها.
- جولات رقابية فنية على امور الصيانة) قسم الصيانة) والمرافق العامة وإعداد تقرير بذلك.
- جولة رقابية فنية لمجموعة من الأقسام على وجه الخصوص )قسم الحركة /قسم المطبعة/قسم الحاسوب( وإعداد تقرير بذلك.
- الرقابة والمتابعة لمصروف الكهرباء/المياه/المحروقات/ ورق التصوير ..الخ والتغيرات التي تطرأ عليها من فترة لأخرى وتقديم الحلول والتوصيات.
وحدة التطوير المؤسسي والتميز
- التخطيط الاستراتيجي.
- المتابعة والتقييم.
- التطوير الاداري والتنظيمي.
- دعم القرار.
- تطوير الخدمات والعمليات.
- مهام اخرى )ادارة المعرفة / الحكومة الالكترونية / ومهام تنسيق) .
وحدة الحدود
- القيام بالجولة السنوية المشتركة للحدود الغربية لتفقد العلامات الحدودية.
- صيانة العلامات الحدودية التي تحتاج إلى صيانة بعد فصل الشتاء.
- تدقيق الخرائط ومنتجات المركز التي يتم بيان الحدود فيها.
- مراقبة المشاريع المقامة على الحدود أو بالقرب منها.
- الاستمرار في أرشفة الخرائط والوثائق القديمة والموجودة لدى القسم.
- المشاركة مع المؤسسات الحكومية الأخرى والقوات المسلحة ومؤسسات القطاع الخاص في المشاريع المختلفة التي تتم قرب الحدود الدولية للمملكة سواء بالمساهمة المباشرة أوبإبداء الرأي.
قسم الشؤون القانونية
- إعداد المذكرات القانونية متضمنة الرأي القانوني في المسائل والموضوعات التي تعرض على القسم.
- إعداد ومراجعة وصياغة مذكرات التفاهم والعقود والاتفاقيات التي يبرمها المركز مع الغير.
- تقديم المشورة القانونية في الجانب القانوني من القرارات الإدارية.
- تقديم المشورة القانونية في مجال القرارات الإدارية الخاصة بالموظفين والوظيفة العامة.
- تقديم المشورة القانونية حول الاتفاقيات العربية والدولية التي يرتبط موضوعها بنشاط المركز.
- حفظ وتوثيق المراجع القانونية اللازمة لعمل المركز كالقوانين والانظمة والتعليمات.
- تزويد وكيل إدارة قضايا الدولة والنيابة العامة الادارية بجميع الادلة والبيانات والاسانيد والاسباب القانونية المتعلقة بالدعاوي المرفوعة من المركز أو ضده لدى المحاكم المختصة.
- الاشتراك باللجان الداخلية والخارجية ذات العلاقة.
- حضور المؤتمرات والندوات العلمية في المجالات القانونية.
- أية مهام اخرى قانونية غير تلك المذكورة سابقاً والمناطة من قبل الادارة العليا في المركز وبما يتناسب مع خصوصية ونوع العمل والنشاط القانوني في المركز.
مكتب المدير العام
- تنظيم شؤون المدير الداخلية والخارجية
- القيام بكلفة اعمال الطباعة الخاصة بمكتب المدير العام.
- توثيق البريد الصادر والوارد في دفتر السجل.
- متابعة كافة المعاملات المحولة من المدير لعام الى المديريات .
- تقديم تقرير اسبوعي في الاجراءات المتخذة .
- استقبال الضيوف المراجعين لمكتب المدير العام في قاعة الزوار.
- التجهيز والمتابعة لمهمات المدير الرسمية.
- متابعة الاتصالات الداخلية والخارجية مع عطوفة المدير العام.
- متابعة اجتماعات المدير العام.
- تنظيم الملفات وحفظها.
- اصدار تقرير شهري بالتاخير والغياب.
- اصدار كشف شهري بمغادرات واجازات رؤساء الاقسام.
- متابعة محاضر وحدة التخطيط واجتماعات المدير العام.
قسم العلاقات العامة
- إعداد برنامج شهري للزيارات والنشاطات الخاصة بالمركز وتعميمها على جميع المديريات والأقسام.
- إعداد التحضيرات اللازمة للاستقبال الوفود حسب مستوياتهم.
- إعداد الترتيبات المناسبة لتوقيع الاتفاقيات مع مختلف الجهات المحلية والخارجية .
- بيع المنتجات الجاهزة والمسموح بها من خلال مكتب خدمة الجمهور.
- التنسيق مع وسائل الإعلام المختلفة للتغطية الإعلامية لكافة الفعاليات والنشاطات والمناسبات التي تتعلق بالمركز وتزويدها للصحف المحلية والموقع الالكتروني الخاص بالمركز .
- نشر نشاطات وزيارات المركز في (مجلة الأقصى) كل شهر من خلال التوجيه المعنوي.
- المشاركة في اللجان التحضيرية لإعداد وتنظيم المؤتمرات والندوات والورشات العلمية والمعارض التي يقيمها المركز أو يشارك فيها.
- متابعة كل ما ينشر عبر وسائل الإعلام المختلفة من أخبار وعطاءات تخص المركز،وعرضها على عطوفة المدير لإبداء الملاحظات.
- تحضير قائمة بأسماء كبار المسؤولين في الوزارات والمؤسسات والجامعات في الأردن،ومتابعة تحديثها.
- تحضير بطاقات التهاني في الأعياد والمناسبات الوطنية والرد عليها باسم عطوفة المدير العام .
- إرشاد وتقديم المعلومات الكافية لمتلقي الخدمة عن أعمال وخدمات المركز وتزويدهم بالنشرات التعريفية.
- إهداء إصدارات المركز ) أجندات، التقرير السنوي، مجلة المقياس ( للجهات التي لها علاقة بأعمال وتخصص المركز.
- التصوير الفوتوغرافي للأنشطة وأرشفتها التي تتم داخل وخارج المركزمن مؤتمرات وأيام علمية وندوات ومحاضرات و معارض و ضيوف للمركز ووفود زائرة و افتتاح وتخريج الدورات المنعقدة بالمركز لأغراض التقرير السنوي ومجلة المقياس وتوثيقها.
- تسويق المركز الجغرافي ( محليًا وخارجيًا ).
قسم الديوان
- إنجاز كافة إجراءات تسجيل وتحويل وطباعة وأرشفة وحفظ للمراسلات وتامين وصولها إلى الجهات المعنية باستخدام الوسائل المتوفرة ( التراسل الحكومي ، الفاكس ، مكاتب البريد ).
- الأرشفة الالكترونية للاتفاقيات ومحاضر الاجتماعات وغيرها من الوثائق من خلال البرمجة الموجودة في الديوان .
- توزيع البريد إلى مديريات المركز الجغرافي باستخدام التراسل الإلكتروني (برنامج الأرشفة، outlook ، ملفات sharing وغيرها) .
- المساهمة وبشكل مباشر في الإعداد للمؤتمرات والأيام العلمية والندوات التي يعقدها المركز من خلال الكتب الرسمية وإرسال الدعوات بالفاكس والتراسل الالكتروني وبريد المركز.